Học Excel từ đâu khi chưa biết gì: lộ trình bốn tuần

Bạn vừa nhận việc có bảng số liệu, hoặc môn học yêu cầu nộp bài bằng bảng tính, và chưa biết bắt đầu từ đâu. Bài này gợi ý lộ trình bốn tuần dựa trên danh sách yêu cầu có sẵn của nhà nước và của Microsoft, để bạn khỏi học lan man. Phần tổng quan về skill nằm ở trang Excel từ cơ bản đến nâng cao.

Trước hết: biết Excel nghĩa là biết những gì?

Thay vì tự đoán, bạn có thể dùng một danh sách đã công bố. Thông tư 03/2014/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định chuẩn skill sử dụng công nghệ thông tin, trong đó có mô đun IU04 Sử dụng bảng tính cơ bản và mô đun IU08 Sử dụng bảng tính nâng cao.

Mức cơ bản (IU04) gồm các việc như:

• nhập, sửa, tìm, thay thế, sắp xếp, sao chép nội dung ô; chèn hoặc xoá dòng và cột, cố định dòng tiêu đề;
• viết công thức với địa chỉ ô tương đối và tuyệt đối, hiểu các lỗi như #NAME?, #DIV/0!, #REF!;
• dùng các hàm SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, COUNTA, ROUND, hàm logic với phép so sánh, hàm ngày tháng và hàm tìm kiếm;
• định dạng số, ngày tháng và đơn vị tiền.

Mức nâng cao (IU08) thêm các việc như hàm lồng nhau, VLOOKUP và HLOOKUP, tham chiếu hỗn hợp, bảng tổng hợp (pivot table), lọc dữ liệu, kiểm tra dữ liệu nhập vào ô và biểu đồ kết hợp.

Nếu bạn muốn một mốc quốc tế, Microsoft có bài thi Excel Associate (MO-210) với các nhóm việc: tạo và quản lý trang tính, ô và vùng, bảng, công thức và hàm, biểu đồ. Phần chứng chỉ ở dưới nói rõ hơn.

Tuần 1: nhập liệu và trình bày

Hãy lấy một việc thật, ví dụ chi tiêu 10 ngày gần nhất, và làm các bước sau:

1. Nhập ngày, khoản chi, số tiền thành các cột có dòng tiêu đề.
2. Định dạng cột số tiền theo kiểu số có dấu phân cách, cột ngày theo kiểu ngày tháng.
3. Cố định dòng tiêu đề để cuộn xuống vẫn thấy.
4. Sắp xếp theo số tiền giảm dần, lọc theo một khoản chi, đặt tên trang tính cho dễ hiểu.

Tuần 2: công thức và các hàm đầu tiên

Bắt đầu bằng phép tính đơn giản, rồi sang SUM, AVERAGE, MIN, MAX, COUNT, và luyện hai điều quan trọng:

• Địa chỉ tương đối và tuyệt đối. Khi kéo công thức xuống, địa chỉ ô tự đổi (tương đối). Dấu $ giữ cố định một ô, ví dụ ô chứa tỷ lệ phần trăm bạn dùng cho cả cột.
• Đọc thông báo lỗi. Cố tình chia cho 0 để thấy #DIV/0!, gõ sai tên hàm để thấy #NAME?. Biết lỗi nói gì là nửa việc sửa lỗi.

Tuần 3: hàm điều kiện và hàm tìm kiếm

Hãy luyện:

• Hàm IF để đánh dấu khoản chi vượt mức bạn đặt.
• Hàm SUMIFS, theo mô tả của Microsoft dùng để cộng các ô trong một vùng thoả nhiều điều kiện cùng lúc.
• VLOOKUP để lấy tên khoản chi từ một bảng mã sang bảng chính.
• XLOOKUP, hàm tìm theo mọi hướng. Theo trang hướng dẫn của Microsoft, XLOOKUP không có trong Excel 2016 và 2019, chỉ có từ Excel 2021 và Microsoft 365. Vì vậy hãy hỏi nơi làm việc dùng bản nào trước khi chọn.

Tuần 4: bảng tổng hợp và biểu đồ

Bảng tổng hợp (PivotTable) cho phép bạn tóm tắt hàng trăm dòng thành vài con số mà không phải viết công thức. Hãy tạo một bảng theo từng loại khoản chi, rồi vẽ biểu đồ cột từ chính bảng đó. Cuối tuần, thử đặt tiêu chí kiểm tra dữ liệu nhập vào ô để bảng ít lỗi khi người khác dùng.

Học Excel ở đâu cũng được, mất bao lâu, tốn bao nhiêu?

Excel không đòi bạn học ở một nơi nhất định. Có nhiều đường học hợp lệ, mỗi đường hợp với một kiểu người:

• Tự học hoặc học từ người đi trước: chi phí thấp, theo nhịp của bạn; đổi lại bạn phải tự giữ kỷ luật và tự kiểm tra, ví dụ bằng danh sách IU04 và IU08.
• Lớp tại trung tâm bên ngoài hoặc khoá trực tuyến: có người hướng dẫn và bài tập; học phí và số buổi khác nhau tuỳ nơi.
• Khoá ngắn hạn thu phí của trường đại học, cao đẳng: một số trường có trung tâm tin học mở lớp riêng ngoài chương trình chính quy.
• Môn học trong ngành bạn đang học: hãy xem đề cương môn để biết trường dạy Excel đến mức nào.

Chúng tôi không xếp hạng các đường này và không khuyên chọn nơi cụ thể. Về thời gian, chúng tôi không tìm thấy nguồn nêu một con số chung; Microsoft nêu khoảng 150 giờ cho mức ứng viên thi MO-210. Ví dụ về lớp ngắn: Trung tâm Tin học Trường Đại học Sư phạm TP.HCM niêm yết khoá MOS 2016 (Excel) 6 buổi giá 1.200.000 đồng, trang ghi đang giảm còn 960.000 đồng, theo trang khoá học lấy ngày 02/10/2026. Đây chỉ là ví dụ, mức phí khác nhau tuỳ nơi.

Chứng chỉ phổ biến cho Excel

Chứng chỉ được biết đến nhiều là Microsoft Office Specialist (MOS). Theo trang của Microsoft, bài thi Excel Associate (MO-210) dài 50 phút, có bản tiếng Việt, hướng tới người sắp vào thị trường lao động; học sinh, sinh viên và giáo viên đăng ký qua Certiport. Trên đó là mức Expert (bài thi MO-211) cho người đã có chứng chỉ Associate; trang Microsoft ghi bài thi này hiện chỉ có tiếng Anh. Microsoft không nói chứng chỉ là bắt buộc. Ở Việt Nam còn có chứng chỉ ứng dụng công nghệ thông tin cơ bản và nâng cao do các đơn vị tổ chức thi cấp. Chúng tôi chưa kiểm tra yêu cầu hiện hành, nên bạn hãy hỏi nơi bạn muốn nộp hồ sơ trước khi bỏ tiền thi.

Điều nên nhớ về thị trường

Biết Excel không đồng nghĩa với việc làm nhập liệu thuần tuý. Báo cáo Future of Jobs 2025 của Diễn đàn Kinh tế Thế giới dự báo nhân viên nhập liệu thuộc nhóm vai trò giảm nhanh nhất trong năm năm tới. Theo ILO 2025, nhiều nghề dùng bảng tính bị AI tạo sinh ảnh hưởng ở mức 2/4 đến 4/4; bị ảnh hưởng không có nghĩa là mất việc, mà là cách làm việc đổi. Bạn nên đi kèm Excel với hiểu biết một mảng chuyên môn, như kế toán, kho hay bán hàng.

Học xong rồi đi đâu tiếp?

• Nếu bạn chưa chắc nên học ngành nào có nhiều số liệu, thử công cụ gợi ý nguyện vọng.
• Muốn nền chắc hơn, xem Tin học văn phòng.
• Khi bảng tính không còn đủ cho dữ liệu của bạn, bước tiếp theo thường là SQL cơ bản.
• Toàn bộ nhóm skill nằm ở trang Tin học và dữ liệu.